Begin in september. Niet omdat het leuk is om vroeg te zijn, maar omdat de goede locaties en de goede donderdagen in december dan al weggaan. Wie het regelt is er drie maanden eerder mee bezig dan wie erheen gaat. Dat zie je terug in wat mensen googelen: "kerstborrel organiseren" piekt in september, "kerstborrel" zelf pas in december. Lees je dit in november? Dan ben je niet te laat. Zes weken is genoeg, je hebt alleen minder keus.
Hieronder staat wat je in welke volgorde vastlegt, wat een borrel ongeveer kost en hoe je op de avond zelf de foto's binnenkrijgt. Dat laatste stuk staat er expres bij. Ik heb de Nederlandse gidsen doorgelezen die op dit onderwerp het hoogst staan in Google. Eén zegt in een bijzin dat je na afloop foto's deelt. Geen enkele legt uit hoe je ze van veertig telefoons bij elkaar krijgt.
In het kort
- Zet de datum zes tot acht weken van tevoren vast. Eventbureau Eivissa Events noemt dat als eerste stap in hun eigen stappenplan, en december loopt inderdaad vol.
- Reken op €75 tot €150 per persoon voor een verzorgde borrel met de catering en het entertainment erbij. Dat is hun bedrag en zij verkopen die borrels zelf, dus het is de bovenkant.
- Houd rekening met 10 tot 15 procent afzeggers.
- Betaalt de zaak, dan kan de borrel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen, net als de kerstpakketten.
- Op kantoor is goedkoper en makkelijker. Extern kost meer en levert meer op, omdat mensen niet in hun eigen vergaderzaal blijven hangen.
- De foto's van de avond staan achteraf op veertig telefoons en komen daar uit zichzelf niet vanaf. Regel dat vóór de borrel, niet erna.
Wanneer moet je beginnen met het organiseren van een kerstborrel?
Zes tot acht weken van tevoren, en in de praktijk eerder. Eivissa Events zet "planning & timing" als eerste stap op zes tot acht weken vooraf. De save the date gaat volgens hen minstens zes weken van tevoren de deur uit. Voor een borrel half december kom je dan uit op eind oktober.
De reden om nog eerder te beginnen is de locatie. December zit vol met andere bedrijven die precies hetzelfde willen op precies dezelfde donderdag- en vrijdagavonden.
Dat zie je ook aan wanneer mensen erover zoeken. Ik heb op 24 augustus 2026 de Nederlandse cijfers uit Google Ads opgevraagd. "Kerstborrel organiseren" stond in september 2025 op 880 zoekopdrachten en in december op 260. "Bedrijfsfeest organiseren" deed in diezelfde september 3.600. De term "kerstborrel" zelf gaat in diezelfde maanden precies andersom: 1.300 in september, 9.900 in december. Regelen doe je in het najaar, erheen ga je in december.
Wat kost een kerstborrel per persoon?
Eivissa Events noemt €75 tot €150 per persoon voor een borrel waar de catering en het entertainment bij in zitten. Neem dat als bovengrens en niet als richtprijs: zij verhuren zelf eventlocaties, dus dat bedrag beschrijft hun eigen aanbod.
Op kantoor kom je er ruim onder. Je betaalt de drank en de hapjes, plus misschien iemand die draait of een quiz begeleidt. Wat je inlevert is sfeer. Collega's die de hele week in dezelfde ruimte zitten voelen om zes uur 's avonds niet vanzelf dat er iets anders begint.
Twee dingen waar het budget vaak op klapt, en die staan zelden vooraan in een gids. De eerste is drank, omdat een borrel van vier uur iets heel anders is dan een borrel van twee uur. De tweede is het aantal mensen: nodig je partners uit, dan verdubbelt de gastenlijst en het budget mee.
Hoe zit het met de werkkostenregeling?
Betaalt de zaak de borrel, dan kan die de kosten onderbrengen in de werkkostenregeling. Dat is het bedrag dat een werkgever per jaar onbelast aan personeel mag besteden, de vrije ruimte. In 2026 is die 2% van de loonsom tot €400.000 en 1,18% over het deel daarboven, volgens de Belastingdienst. Een bedrijf met €400.000 aan lonen heeft dus €8.000 per jaar. De kerstpakketten gaan daar ook van af.
Komt de zaak boven de vrije ruimte uit, dan betaalt die 80% belasting over het deel erboven. De Belastingdienst rekent zelf een voorbeeld door van een groot personeelsfeest in een externe zaal dat zo boven de grens uitkwam. Of een borrel op je eigen kantoor anders telt, hangt af van wat je precies schenkt en serveert. Vraag het na bij wie jullie loonadministratie doet, voordat je de offerte tekent.
Waar alle gidsen het over eens zijn
De pagina's die op dit onderwerp bovenaan staan, zijn het onderling opvallend eens. Kort samengevat, zodat je het niet acht keer hoeft te lezen:
- Zet eerst de datum vast, dan pas de rest.
- Bepaal het budget per persoon voordat je gaat rondbellen.
- Weet hoeveel mensen er komen, inclusief partners, en reken op 10 tot 15 procent afzeggers.
- Kies een thema of dresscode. De foute kersttrui is een cliché en werkt nog steeds, omdat iedereen meedoet zonder erover na te denken.
- Regel één activiteit die de groep door elkaar husselt. Een pubquiz of muziekbingo doet dat; een dj alleen niet.
- Doe het met een paar collega's samen in plaats van alleen.
Zo staat het overal, en het is prima advies. Het valt alleen op wat er in geen van die lijstjes staat.
Hoe krijg je de foto's van de kerstborrel achteraf bij elkaar?
Dit is het onderdeel dat overal ontbreekt en dat iedereen achteraf mist. Op de avond zelf staat de hele zaal te fotograferen. De week erna heb je alleen die van jezelf, plus de paar die iemand in de groepsapp gooide. De rest blijft op andermans telefoon staan.
Wat mensen meestal proberen, en waar het op stukloopt:
De WhatsApp-groep. Werkt op de avond zelf, want iedereen zit er al in. Twee nadelen. WhatsApp verstuurt foto's standaard in een kleinere kwaliteit dan het origineel. Er is wel een aparte HD-stand, en WhatsApp legt in het helpcentrum uit wat die doet, maar bijna niemand zet hem aan. En een groepsapp scrolt weg. In januari staan de foto's tussen driehonderd andere berichten.
Een gedeeld album op de iPhone. Sinds iOS 27 is dit een stuk bruikbaarder. Maak je het album aan op een iPhone met iOS 27 of nieuwer, dan kunnen collega's via een link meedoen en foto's toevoegen. Volgens Apples eigen uitleg kan dat ook op Android en zonder Apple Account. Eén haakje: collega's met een iPhone of iPad die nog niet is bijgewerkt, moeten eerst updaten of kijken via iCloud.com. Hoeveel dat er op jouw borrel zijn, weet je vooraf niet. Loopt het vast, lees dan waarom een gedeeld album op je iPhone niet werkt.
Een gedeeld album in Google Foto's. Hiervan is de gratis versie het bruikbaarst. Je maakt een album, zet 'Link delen' aan en deelt de link of de QR-code die Google er zelf van maakt. Staat 'Samenwerken' aan, dan kan iedereen met die link foto's toevoegen. Twee dingen om te weten voordat je dit op kantoor loslaat. Iedereen met toegang mag anderen toevoegen. En wie de link ooit heeft gehad houdt toegang zolang link delen aanstaat, ook nadat je diegene uit het album verwijdert. Dat staat in Googles eigen uitleg. Voor een borrel met collega's is dat meestal geen ramp. Voor een borrel met klanten erbij wel iets om over na te denken.
Rondmailen of een USB-stick. Nee.
Waar het bij alle vier op neerkomt: je vraagt je gasten om iets te doen wat ze op dat moment niet willen doen. Ze staan met een glas in hun hand.
Het alternatief: één QR-code op de bar
Wat wel werkt is de drempel weghalen. Je zet een kaartje met een QR-code op de bar en bij de garderobe, iemand scant hem, kiest zijn foto's en is klaar. Geen app en geen account.
Dat is wat Quipic doet. Je maakt één album voor de borrel aan en deelt één link of QR-code. Gasten openen die in hun browser, op elke telefoon, en uploaden direct. Alles komt op één plek terecht en jij downloadt het achteraf in de originele kwaliteit.
Twee dingen die op een kerstborrel specifiek van pas komen. Je kunt de foto's live op een scherm of beamer laten zien terwijl de avond bezig is. Dat zit op elk pakket, ook op het gratis pakket. En gasten kunnen na afloop nog uploaden: 24 uur op Basic, 7 dagen op Essential en een maand op Premium. Dat is precies wanneer mensen de volgende ochtend hun telefoon doorkijken.
Gratis is het tot 25 gasten met 10 foto's per gast, en het album blijft 30 dagen staan. Voor een borrel van 60 of 100 mensen zit je op Essential: €29, 150 gasten, 25 foto's per gast, 90 dagen. Of op Premium: €69, 300 gasten, een jaar. Eenmalig per evenement, geen abonnement. Zo werkt het op een bedrijfsevenement en op de feestdagen thuis. Er zijn meer aanbieders die dit doen; ik heb er acht naast elkaar gezet, inclusief waar wij verliezen.
Alle foto's van de kerstborrel op één plek.
Maak je gratis evenement — gratis tot 25 gasten, geen app nodig.
Maak je gratis evenementWat regel je op de avond zelf?
Kort, want hier gaat het meestal vanzelf goed:
- Hang of zet de QR-code op twee plekken waar iedereen langskomt. De bar en de garderobe werken beter dan de tafels.
- Zeg er één keer iets over bij het welkomstwoordje. Eén zin is genoeg en zonder die zin scant bijna niemand.
- Zorg dat niet één iemand de hele avond staat te regelen. Dat is meestal degene die het georganiseerd heeft, en dat is ook degene die op geen enkele foto staat.
- Zet de verwarming lager dan je denkt. Een volle ruimte wordt warm.
Veelgestelde vragen
Zes tot acht weken van tevoren vastleggen, en met de locatie eerder. Eivissa Events zet planning en timing als eerste stap op zes tot acht weken vooraf. De save the date gaat volgens hen minstens zes weken van tevoren de deur uit. Voor een borrel half december begin je dus uiterlijk eind oktober, en voor een populaire externe locatie in september.
Eventbureau Eivissa Events rekent €75 tot €150 per persoon voor een verzorgde borrel met de catering en het entertainment erbij. Dat is de bovenkant, want zij verhuren zelf locaties. Een borrel op eigen kantoor komt daar ruim onder. Je betaalt daar alleen de drank en de hapjes, plus eventueel een activiteit.
Kies er één die de groep door elkaar husselt in plaats van iets waar mensen naar kijken. Een pubquiz over het afgelopen jaar, een muziekbingo met kersthits, karaoke of een dresscode als de foute kersttrui. Een dj of een act alleen doet dat niet: dan blijft iedereen bij de collega's waar ze toch al mee zitten.
Deel één link of QR-code waar iedereen naartoe uploadt, en hang die op voordat de borrel begint. Een WhatsApp-groep verstuurt de foto's standaard kleiner dan het origineel en scrolt weg. Een gedeeld album op de iPhone werkt sinds iOS 27 ook voor Android. Dan moet jij het wel op iOS 27 aanmaken, en moeten collega's met een iPhone hebben bijgewerkt. Een gedeeld album in Google Foto's werkt wel, maar geeft iedereen met de link ook toegang tot de rest. Met een QR-code hoeft niemand in te loggen of iets te installeren.
Ja. Met een live weergave in de browser komen de foto's die gasten uploaden meteen op een scherm of beamer te staan. Bij Quipic zit dat op elk pakket, ook op het gratis pakket. Het geeft gasten ook een reden om te scannen. Je eigen foto op de muur zien verschijnen is leuker dan een QR-code op een kaartje.
Dat kan. De werkgever brengt de kosten dan onder in de vrije ruimte. In 2026 is dat 2% van de loonsom tot €400.000 en 1,18% over het deel daarboven. De kerstpakketten gaan van dezelfde ruimte af. Over wat erboven uitkomt betaal je 80% belasting. Of een borrel op eigen kantoor anders telt, hangt af van wat je serveert, dus vraag het na bij je loonadministratie.
Dit spreek je af met je werkgever en het is meer een cultuurvraag dan een regelvraag. In de praktijk kiezen veel bedrijven een vrijdagmiddag die overloopt in de avond. Dan hoeft niemand er nog een keer voor terug te komen en hoeft er de volgende ochtend niemand vroeg uit.
De borrel zelf komt wel goed. Wat je achteraf mist zijn de foto's, en dat is het enige onderdeel waar je op de avond zelf niets meer aan kunt doen. Zo verzamel je ze met een QR-code.
