Je foto's blijven van jou

2.1 Gegevens die je zelf verstrekt

• Accountgegevens — je naam en e-mailadres wanneer je een account aanmaakt.
• Evenementgegevens — de naam, datum en instellingen van het evenement dat je opzet.
• Foto's, video's en berichten — de content die jij of je gasten uploaden naar een evenement, inclusief eventuele onderschriften en gastenboekberichten.
• Communicatie — wat je ons stuurt via e-mail of een contactformulier.

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

Voor de werking en beveiliging van het Platform leggen we beperkte technische gegevens vast, zoals een IP-adres en logbestanden van onze servers. Op de website kunnen daarnaast technische gegevens zoals browsertype en apparaatinformatie worden verwerkt.

We gebruiken productanalytics (PostHog, met servers in de EU) om te begrijpen hoe het Platform wordt gebruikt en om het te verbeteren. Deze analytics werken volledig zonder cookies: we plaatsen geen cookies of andere opslag in je browser en gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Bezoeken worden geteld via een privacyvriendelijke methode zonder dat we je over websites of dagen heen volgen. Het verkeer loopt via ons eigen domein.

2.3 Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden en het Platform te laten werken. Voor deze strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. We tonen geen advertenties en gebruiken geen tracking- of advertentiecookies van derden. Mochten we in de toekomst niet-noodzakelijke cookies inzetten, dan vragen we daar vooraf je toestemming voor.

• Je account aanmaken en beheren en je evenementen laten werken;
• Foto's, video's en berichten opslaan, verwerken en tonen aan de gasten van je evenement;
• Verificatie- en transactie-e-mails sturen (zoals bevestigingen);
• Gasten die een e-mailadres hebben achtergelaten na afloop eenmalig een afsluitend bedankbericht sturen, met een afmeldmogelijkheid;
• Betalingen verwerken voor betaalde pakketten;
• Klantenservice en technische ondersteuning bieden;
• Het Platform beveiligen, storingen opsporen en de dienst verbeteren.

3.1 Juridische grondslag

• Uitvoering van de overeenkomst — (art. 6 lid 1 sub b AVG) — accountbeheer, het opslaan en delen van foto's, verificatie en betaling.
• Gerechtvaardigd belang — (art. 6 lid 1 sub f AVG) — beveiliging, het voorkomen van misbruik, ondersteuning en het verbeteren van de dienst.
• Toestemming — (art. 6 lid 1 sub a AVG) — voor zover we je daar apart om vragen, bijvoorbeeld voor optionele nieuwsbrieven of niet-noodzakelijke cookies. Toestemming kun je altijd weer intrekken.
• Wettelijke verplichting — (art. 6 lid 1 sub c AVG) — bijvoorbeeld voor het bewaren van financiële administratie.

3.2 Geen geautomatiseerde besluitvorming

Quipic neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor je hebben, en past geen profilering toe.

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met dienstverleners die we inschakelen om Quipic te laten werken (verwerkers), met wie we een verwerkersovereenkomst hebben. Onze infrastructuur staat zoveel mogelijk binnen de EU.

• Hetzner — (Duitsland, EU) — hosting van onze servers en applicatie.
• Supabase — database, authenticatie en opslag, gehost in een EU-regio.
• BunnyCDN — (Bunny, Slovenië, EU) — opslag en levering van foto's en video's via een wereldwijd netwerk van edge-servers.
• Mollie — (Nederland, EU) — verwerking van betalingen.
• Resend — verzending van transactionele e-mail (bijvoorbeeld verificatie- en bevestigingsmails).

Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken als we daartoe wettelijk verplicht zijn of bij een rechtmatig verzoek van een bevoegde autoriteit.

Je gegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Bij sommige diensten kan verwerking deels buiten de EU plaatsvinden — bijvoorbeeld doordat een dienstverlener een wereldwijd netwerk of een Amerikaanse onderliggende leverancier gebruikt. In die gevallen zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's) of een geldig adequaatheidsbesluit.

• Foto's en evenementgegevens — voor de duur die bij het gekozen pakket hoort (Basic 10 dagen, Essential 60 dagen, Premium 6 maanden), of tot je ze eerder zelf verwijdert.
• Accountgegevens — zolang je account actief is, plus maximaal 1 jaar na inactiviteit.
• E-mailcommunicatie — maximaal 3 jaar.
• Logbestanden en beveiligingsgegevens — maximaal 12 maanden.
• Financiële administratie — 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht.

Verwijder je je account of een evenement, dan starten we een verwijderingsproces met een bedenktijd van 30 dagen. In die periode is de content niet meer toegankelijk maar nog niet definitief gewist, zodat een onbedoelde verwijdering nog kan worden teruggedraaid. Daarna verwijderen we de gegevens definitief, ook uit onze back-ups, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage — opvragen welke gegevens we van je hebben.
• Correctie — onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering — je account en gegevens laten wissen.
• Beperking — de verwerking laten beperken.
• Overdraagbaarheid — een kopie van je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en toestemming intrekken waar je die hebt gegeven.

Wil je een recht uitoefenen? Mail ons via hallo@quipic.nl. We reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS);
• Toegangsbeperking tot foto's via link, QR-code en — als je dat instelt — een extra toegangscode;
• Toegangscontrole en autorisatie binnen onze systemen;
• Regelmatige back-ups en systeemupdates;
• Doorlopende monitoring op storingen en misbruik.

Mocht er onverhoopt een datalek optreden met een risico voor je rechten en vrijheden, dan melden we dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we je zonder onnodige vertraging als dat vereist is.

Onze dienst is niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. We voeren geen leeftijdscontrole uit en maken geen accounts aan voor kinderen onder die leeftijd.

Op evenementfoto's kunnen mensen staan, waaronder kinderen. De organisator van een evenement bepaalt wie er wordt uitgenodigd en wat er wordt geüpload, en is daarvoor verantwoordelijk — niet Quipic. Wij hebben geen invloed op de inhoud van geüploade foto's en zijn niet verantwoordelijk voor content die deelnemers tonen of waarvan anderen het oneens zijn met de plaatsing.

Sta je op een foto en wil je dat die wordt verwijderd? Neem dan in eerste instantie contact op met de organisator van het evenement; die beheert het album en kan content verwijderen. Gaat het om een duidelijk onrechtmatige situatie, dan kun je dit bij ons melden via hallo@quipic.nl.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe functies of dienstverleners toevoegen. Belangrijke wijzigingen kondigen we aan via e-mail of via de website. Bovenaan deze pagina staat altijd wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

Heb je een vraag over dit privacybeleid of over je gegevens? Mail ons via hallo@quipic.nl. We streven ernaar binnen vijf werkdagen te reageren. Quipic is gevestigd te Roosendaal, ingeschreven bij de KvK onder nummer 93938896.