Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Quipic is de handelsnaam van Quipic, gevestigd te Roosendaal, Nederland. Quipic treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Contactgegevens:
Algemeen: hello[at]quipic.events
Privacy: hello[at]quipic.events
Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.

1.1 Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Op basis van onze verwerkingsactiviteiten zijn wij momenteel niet verplicht een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aan te stellen conform artikel 37 AVG. Mocht dit in de toekomst veranderen, dan zullen wij de contactgegevens van onze DPO hier vermelden. Voor alle privacy-gerelateerde vragen kunt u contact opnemen via privacy@quipic.events.

2. Welke gegevens verzamelen wij

2.1 Gegevens die u ons verstrekt

• Account informatie: Naam, e-mailadres bij aanmelding voor de beta
• Foto's en content: Foto's die u uploadt tijdens evenementen
• Communicatie: Berichten die u ons stuurt via e-mail of feedback formulieren

Eigendom van foto's

Uw foto's blijven van u. Alle foto's die u uploadt naar Quipic blijven uw eigendom. Wij maken geen aanspraak op eigendomsrechten van uw foto's en zullen deze nooit doorverkopen of gebruiken voor commerciële doeleinden zonder uw expliciete toestemming. U behoudt volledige controle over uw foto's en kunt deze te allen tijde verwijderen.

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

• Website analytics: Paginabezoeken, verwijzingsbronnen (via Google Analytics)
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie
• Gebruiksgegevens: Hoe u onze dienst gebruikt, zoals aanmeldingen voor evenementen
• QR-code gegevens: Toegang tot evenementen via QR-codes, tijdstip van gebruik
• Event-specifieke data: Evenement-identificatie, toegangstype (organisator/gast)

2.3 Cookies en tracking

Wij gebruiken een beperkt aantal cookies en tracking technologieën om onze website te verbeteren en u de beste ervaring te bieden.

Cookie categorieën

• Functionele cookies: Noodzakelijk voor de werking van de website (bijvoorbeeld sessie cookies)
• Analytische cookies (Google Analytics): Voor het verzamelen van anonieme gebruiksstatistieken over:
  • Welke pagina's het meest worden bezocht
  • Hoe gebruikers door de website navigeren
  • Algemene demografische informatie (anoniem)
  • Prestaties en technische problemen

Cookie beheer

U kunt uw cookie voorkeuren beheren via uw browser instellingen. Voor Google Analytics kunt u zich afmelden via de Google Analytics opt-out browser add-on. Let op: het uitschakelen van bepaalde cookies kan de functionaliteit van onze website beperken.

3. Waarom gebruiken wij uw gegevens

3.1 Voor onze dienstverlening

• Het aanmaken en beheren van uw account
• Het mogelijk maken van foto delen tijdens evenementen
• Het versturen van verificatie-e-mails voor uw account
• Technische ondersteuning en klantenservice

3.2 Voor communicatie

• Updates over uw account en evenementen
• Belangrijke mededelingen over onze dienst
• Beta programma updates en nieuwe functionaliteiten

3.3 Voor verbetering van onze dienst

• Analyseren hoe onze website en app worden gebruikt
• Identificeren van technische problemen
• Ontwikkelen van nieuwe functies op basis van gebruikspatronen

3.4 Juridische grondslag

Wij verwerken uw gegevens op basis van de volgende specifieke rechtsgronden:

• Toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG):
  • Beta programma aanmelding via waitlist
  • Marketing e-mails en nieuwsbrief
  • Google Analytics cookies
• Overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG):
  • Account aanmaken en beheren
  • Foto upload en opslag tijdens evenementen
  • Verificatie e-mails versturen
  • QR-code toegang tot evenementen
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG):
  • Technische beveiliging en fraude preventie
  • Website prestaties en functionaliteit verbeteren
  • Klantenservice en technische ondersteuning
  • Logs bijhouden voor beveiligingsdoeleinden

3.5 Geautomatiseerde besluitvorming

Quipic gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische gevolgen heeft voor u of u anderszins significant beïnvloedt. Mocht dit in de toekomst veranderen, dan zullen wij u hierover informeren en om uw expliciete toestemming vragen waar nodig.

4. Met wie delen wij uw gegevens

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen alleen gegevens met vertrouwde partners die ons helpen onze dienst te leveren:

Wij zullen u informeren over nieuwe verwerkingsverantwoordelijken voordat wij met hen samenwerken. Alle partners zijn contractueel verplicht uw gegevens te beschermen conform de AVG-vereisten.

4.2 Juridische vereisten

Wij kunnen uw gegevens delen wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld bij een gerechtelijk bevel of om onze rechtmatige belangen te beschermen.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

• Account gegevens: Zolang uw account actief is, plus 1 jaar na inactiviteit
• Foto's en evenementen: Conform uw abonnement, of tot u deze verwijdert
• E-mail communicatie: 3 jaar voor administratieve doeleinden
• Analytics gegevens: 26 maanden (standaard Google Analytics)
• Logs en beveiligingsgegevens: Maximum 12 maanden

5.1 Verwijdering en bedenktijd

Wanneer u een verzoek indient tot verwijdering van uw gegevens, bieden wij een bedenktijd van 30 dagen. Gedurende deze periode worden uw gegevens gemarkeerd voor verwijdering maar nog niet permanent gewist, zodat u uw besluit kunt herroepen. Na deze 30-dagen periode worden uw gegevens permanent en onherroepelijk verwijderd van onze systemen, inclusief back-ups.

Na de bovengenoemde bewaartermijnen worden uw gegevens automatisch en veilig verwijderd, tenzij wij deze langer moeten bewaren voor juridische verplichtingen.

6. Uw rechten

Als betrokkene heeft u onder de AVG de volgende rechten:

6.1 Recht op inzage

U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben en hoe wij deze gebruiken.

6.2 Recht op correctie

U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren via uw account instellingen.

6.3 Recht op verwijdering

U kunt uw account en alle gegevens verwijderen via de account instellingen.

6.4 Recht op beperking

U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken.

6.5 Recht op overdraagbaarheid

U kunt een kopie van uw gegevens opvragen in een gangbaar formaat.

6.6 Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Voor marketing e-mails kunt u zich altijd afmelden via de link in de e-mail.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Stuur een e-mail naar privacy@quipic.events met uw verzoek. Wij reageren binnen 1 maand.

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de beveiliging van uw gegevens serieus en hebben de volgende maatregelen getroffen:

• Versleuteling: Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden (HTTPS/SSL)
• Toegangscontrole: Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot gegevens
• Regelmatige back-ups: Automatische back-ups worden veilig opgeslagen
• Updates: Wij houden onze systemen up-to-date met beveiligingspatches
• Monitoring: Continue monitoring op verdachte activiteiten

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele methode van verzending of opslag 100% veilig worden gegarandeerd.

7.1 Datalekken

In het onwaarschijnlijke geval van een datalek dat risico's met zich meebrengt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij:

• Binnen 72 uur: De Autoriteit Persoonsgegevens informeren
• Zonder onnodige vertraging: U persoonlijk informeren indien het incident waarschijnlijk een hoog risico inhoudt
• Transparante communicatie: Duidelijke informatie verstrekken over:
  • Wat er is gebeurd
  • Welke gegevens mogelijk zijn betrokken
  • Welke maatregelen wij hebben genomen
  • Welke stappen u kunt ondernemen
  • Contactgegevens voor verdere vragen

8. Internationale gegevensoverdracht

Uw gegevens worden hoofdzakelijk verwerkt binnen de Europese Unie. Voor enkele diensten kunnen gegevens worden overgedragen naar landen buiten de EU:

• Google Analytics: VS, onder adequaatheidsbesluiten en standaard contractbepalingen
• SendGrid: VS, met adequate beveiligingsmaatregelen

Deze overdrachten vinden alleen plaats met adequate bescherming conform de AVG-vereisten.

9. Kinderen en privacy

Onze dienst is niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen onder deze leeftijd. Als u een ouder of voogd bent en u denkt dat uw kind ons gegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Belangrijke wijzigingen zullen wij u meedelen via e-mail of een kennisgeving op onze website. Wij adviseren u dit privacybeleid regelmatig te controleren.

Laatste update: 02-07-2025

11. Klachten

Als u niet tevreden bent over hoe wij uw gegevens verwerken, kunt u een klacht indienen bij:

• Eerst bij ons: privacy@quipic.events
• Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of hoe wij uw gegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen:

Quipic
Algemeen: hello[at]quipic.events
Privacy: hello[at]quipic.events
Website: https://quipic.events

Wij streven ernaar om binnen 5 werkdagen te reageren op uw vragen over privacy en gegevensbescherming.